Samenvattend verslag ALV 2018

zaterdag 27 oktober 2018

Woensdag 17 oktober 2018

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. We hebben er dit jaar voor gekozen om niet alleen de voorzitter, maar ook een aantal andere bestuursleden aan het woord te laten. Dit komt aan de orde bij FC Meppel “Fit for Future”.

De notulen van de ALV uit 2017 en het jaarverslag van het bestuur over het afgelopen seizoen worden door de leden goedgekeurd.

We hebben een mooi jaar achter de rug met wisselende sportieve successen. Toen in blessuretijd Bjorn Lefferts het winnende doelpunt maakte, waardoor we met ons 1e in de 2e klasse bleven, werd dit gevierd als een kampioenschap. Daarnaast was er nog het kampioenschap van dames 1 en promotie van het  ST FC Meppel/Alcides JO19 naar de 3e divisie.

Daarnaast hebben we dit jaar veel mooie evenementen georganiseerd, w.o. Lucky Ajax, De Jong en Laan toernooi, Toernooi Sport Verbroedert, Ladiesbingo, etc. Duidelijk is dat we deze evenementen echt nodig hebben om onze financiële situatie gezond te houden. Samen met sponsoring zijn dit de belangrijkste inkomstenbronnen van onze vereniging.

Afgelopen ledenvergadering is Wico Vaartjes gekozen als bestuurslid Technische Zaken, daarnaast hebben we Sander van de Belt voorgedragen als bestuurslid Jeugdzaken. In de loop van het seizoen hebben we Gaby Timmer bereid gevonden de vacature Bestuurslid Vrouwenvoetbal in te vullen. Hierdoor is het bestuur op dit moment voltallig. Dirk Jan van der Meulen is bereid gevonden de functie van Hoofd Jeugdopleiding in te vullen. Het bestuur heeft onderling de intentie uitgesproken langdurig met elkaar het bestuur te willen vormen, om zo de vereniging een stabiele basis te geven.

Er is aandacht geweest voor verdere professionalisering van commissies. Dit zal het komend jaar meer vorm krijgen. Belangrijk is dat er meer structuur komt, dit tot aan het organiseren van evenementen aan toe. Afspraak is afspraak, verantwoordelijkheid nemen, samenkomen van commissies en vastleggen van afspraken zijn dan belangrijke punten.

Digitale communicatie en huisstijl wordt steeds verder doorgevoerd.

Ondertussen is er de werkgroep Duurzaamheid gevormd. De eerste aanpassingen zijn reeds doorgevoerd. Dit wordt komend jaar nog verder uitgewerkt.

Optimalisatie en opfrissen technisch (jeugd)beleid, met daarnaast een leerzaam jaar wat betreft de samenwerking met Alcides (ST JO19).

Duidelijk is dat we in Meppel op de kaart staan. We hebben het afgelopen jaar voldoende aandacht in de media gehad. Nu met de voetbalplaatjesactie met FC MEO, maar ook met de  Ladiesbingo, de samenwerking met Alcides en onlangs het bezoek van Lucky Ajax.

Maar het allerbelangrijkste blijft natuurlijk dat we financieel gezond blijven.

Maar ook ..

Een gezicht tonen en beslissingen durven nemen als bestuur, kaderlid of vrijwilliger in belang van de club.

Afscheid nemen van de hoofdtrainers in december is niet iets wat we nastreven. Het geeft echter wel aan dat we in belang van vereniging en plezier en prestatie beslissingen durven nemen.
De velden zijn in slechte conditie. De gemeente heeft deze zomer haar best gedaan om de velden bespeelbaar te houden (sproeien).  Door de lange warme zomer blijkt dit toch niet afdoende om de velden picobello voor elkaar te hebben. We blijven constructief in gesprek met hen. We zijn duidelijk: De gezondheid van onze leden mag niet in gevaar komen.

Het alcoholbeleid zal aangescherpt worden. We willen voldoen aan wet- en regelgeving. Ook hier een gezicht tonen.

Wat betreft de samenwerking met Alcides is het belangrijk dat we nog meer gaan werken op basis van gelijkwaardigheid. Dit zullen beide verenigingen uit moeten stralen.

We hebben op dit moment niet voldoende vrijwilligers/teams om de keukendienst in te vullen. We willen niet de keuken sluiten. Samen moeten we dan ook de verantwoordelijkheid nemen om dit in te vullen. We zijn dan ook genoodzaakt om te zoeken naar een oplossing. De regeling met de seniorenteams is er nog steeds. Er zijn echter minder teams, minder spelers. Daarom wordt voorgesteld om de ouders van jeugdteams hierbij te betrekken.

Helaas is het clubhuis op doordeweekse avonden gesloten. Als club is zien we dat ook liever anders. Vrijwilligers zijn hiervoor moeilijk te vinden.

Tijdens de ALV spreekt het bestuur de waardering uit naar Frans Fleer. Frans is jarenlang voorzitter geweest van het jeugdbestuur en daarnaast 30 jaar jeugdtrainer geweest bij FC Meppel. Het bestuur benoemd Frans dan ook tot Lid van Verdienste. De vergadering bekrachtigt de benoeming met een luid applaus.

Het financieel jaarverslag heeft de afgelopen 2 weken ter inzage gelegen in de bestuurskamer. Tijdens de ALV licht Albert Jan Luth de cijfers toe middels een PowerPointpresentatie.

Er is voor het seizoen 2017/2018 een positief resultaat behaald. Er is echter wel een negatief resultaat ten opzichte van de goedgekeurde begroting. Dit is ontstaan door minder opbrengsten contributie en hogere kosten ouderhoud inventaris. Aan de andere kant waren er wel meer opbrengsten sponsoring, hogere subsidie gemeente, hogere bijdragen D4FD en lagere kosten KNVB.

Vergeleken met het voorgaande jaar zijn er hogere opbrengsten kantine, meer opbrengsten sponsoring, minder personeelskosten. Aan de andere kant minder opbrengsten contributie, meer opleidingskosten, hogere kosten kleding, hogere kosten onderhoud inventaris.

Nadat de vragen naar tevredenheid zijn beantwoord wordt het financieel jaarverslag goedgekeurd door de leden.

De kascommissie is van mening dat de administratie keurig wordt gevoerd doordat alle boekingen te controleren zijn. Zij zijn dan ook van mening dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen per 30 juni 2018 en het resultaat van het boekjaar 2017-2018 en stelt de vergadering dan ook voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid.

De kascommissie heeft als aanbeveling, mocht de samenwerking met Alcides nog meer gestalte krijgen, dit nog duidelijker weer te geven in de financiële cijfers. Tevens heeft de kascommissie het advies een voorziening te treffen voor groot onderhoud.

De kascommissie voor het komend seizoen zal bestaan uit Arjan Boerhof, Peter Faber en als reserve wordt Ruben Oosterga toegevoegd.

De begroting voor het huidige seizoen wordt vastgesteld.

Albert-Jan Luth (penningmeester) en Hans Noppers (commerciële zaken) zijn aftredend en beide herkiesbaar. De aanwezige leden stemmen in met het verlengen van nog een zittingstermijn van beide heren.

FC Meppel “Fit for Future”

Samen met de voorzitter, bestuurslid Accomodatiezaken, bestuurslid Jeugdzaken en bestuurslid Communicatie- en commerciële kijken we naar de toekomst.

Financieel gezond
Ons doel nr. 1 is en blijft om financieel gezond te blijven. Per 1 januari is er een nieuwe subsidieregeling - verruiming BTW vrijstelling. Afgelopen jaar hadden we BTW voordeel doordat de gemeente de inkoop voor ons verzorgde. M.i.v. 1 januari komt dit te vervallen en zullen we moeten kijken naar een oplossing hiervoor door bijv. samen in te kopen met andere vereniging(en), waardoor we gebruik kunnen maken van deze subsidieregeling. 

Gelukkig is er op dit moment een positieve tendens qua sponsoring. Belangrijk is dat we dit verder uitbouwen. Tevens worden de opbrengsten vanuit evenementen steeds belangrijker.

Samenwerking Alcides
De samenwerking is voortgekomen om de kwaliteit te verhogen bij de JO19. Dit is zeker gelukt. Het is niet de makkelijkste leeftijd om mee te starten. Er is sprake van cultuurverschillen. Niks mis mee, maar deze geven wrijving bij sommigen van de leden van Alcides en FC Meppel. Dit mag voortzetting echter niet in de weg staan.

Er is reeds een werkgroep gevormd om alles uit te zoeken qua sponsoring, technisch beleid.

Samenwerking is de toekomst. De aanwas van jeugd zal de komende jaren verder afnemen.

FC Meppel tot 13.00 uur rookvrij
Als bestuur zouden we graag willen invoeren dat we vanaf 1 januari 2019 op zaterdag tot 13.00 uur rookvrij zijn. Dit geldt voor, op en rondom de velden en clubhuis. Handhaving zal moeilijk zijn, maar daar hebben we elkaar voor nodig. Het gaat erom dat we een gezonde leefstijl willen promoten. Laat je gezicht zien als FC Meppeler en handhaver.

Zonnepanelen
Er zal een haalbaarheidsonderzoek gestart worden naar het plaatsen van zonnepanelen op de kleedruimte.

Vernieuwing bestuurskamer
Afgelopen periode is de bestuurskamer vernieuwd. We wilden de bestuurskamer interessanter maken voor sponsoren en meer een verlengstuk van ons clubhuis te laten zijn. Dit is mede mogelijk gemaakt door sponsoren en een financiële bijdrage van de supportersvereniging. We zijn de sponsoren en de vrijwilligers die hier een bijdrage aan hebben geleverd ontzettend dankbaar.

Technische zaken - Jeugdzaken
Met ingang van dit seizoen is de structuur binnen de jeugd veranderd. Elke trainer van de standaardteams is tevens de coördinator van dezelfde leeftijdscategorie. Daarnaast zijn er organisatorische coördinatoren.

Afgelopen jaar hebben we een trainerscursus georganiseerd voor jonge trainers. Deze zijn op dit moment reeds in functie binnen de club. Daarnaast is Coach to Coach gestart.

Tevens is Dirk Jan van de Meulen aangesteld als HJO. Hij is verantwoordelijk voor de aansturing en ontwikkeling van de trainers en leiding jeugdvoetbalkader. Tevens is hij verantwoordelijk voor het bewaken en uitvoeren van het jeugdbeleid.

Afgelopen periode is het jeugdbeleidsplan herschreven en geactualiseerd.

De interne scouting zal ingevuld worden door Floris van Es, hij zal geassisteerd worden door Jacob Botter en Joey Mulders. Middels een spelervolgsysteem zal de scouting plaatsvinden. Hierdoor zullen de selectiewedstrijden aan het eind van het seizoen komen te vervallen. Scouting moet een doorlopend proces zijn. Op dit moment is hier alleen sprake van bij de jongensteams, op alle niveaus.  Als aanvulling op de scouting moet genoemd worden dat het belangrijk is dat ook wordt gekeken naar het plezier wat de jongens aan voetbal beleven.

Communicatie en commercie 2018-2022
De commercie is de laatste jaren verder geprofessionaliseerd. De huidige hoofdsponsor Jumbo is een stabiele hoofdsponsor. De sponsorcommissie is een gemotiveerd team. Er is een eenduidige administratie van alle sponsoren met een maandelijkse afstemming met penningmeester om voortgang te bewaken. Daarnaast wordt er gewerkt met een meerjarige forecast van sponsorinkomsten ten behoeve van de begroting om zo de sponsorinkomsten voor de komende jaren inzichtelijk te hebben.

Ook communicatie heeft de laatste jaren de nodige aandacht gekregen. Belangrijkste communicatiekanalen zijn: onze eigen website, Facebook, Twitter, app liveuitslagen. Onze website sluit op dit moment aan bij de digitale eisen van onze leden, integraties met Sportlink van de KNVB. Onze leden en bezoekers kunnen alle informatie halen vanaf de Narrowcasting die overal in het clubhuis hangt.

We streven naar nog meer digitale interactie met leden en sponsoren en zullen verder bouwen aan het “merk” FC Meppel

Tijdens de rondvraag vraagt Dick Tepper aandacht voor de geluidsinstallatie, de kwaliteit hiervan laat te wensen over. De kosten van een nieuwe geluidsinstallatie zijn echter hoog. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden.

Stefan Sijbom geeft aan dat er weinig “gezonde” artikelen te koop zijn in het clubhuis. We gaan nogmaals kijken of we aanpassingen kunnen doen in het assortiment.

Tevens vraagt Stefan wat de plannen zijn wat betreft verdere verbetering van ons clubhuis. De ontvangstruimte verdient echt aandacht. Dit zal echter niet op korte termijn plaatsvinden.

Harrie Veldman daagt het bestuur uit om met Alcides in gesprek te gaan over eenduidige naam uitingen. Hij doelt hier op de naam Alcipel.

De vergadering wordt om 22.10 uur door de voorzitter afgesloten met een dank aan alle vrijwilligers, sponsoren en alle leden die de vereniging een warm hard toe dragen.

Johan de Kuijper bedankt, in de woorden van Bertus Schut, het bestuur. Hij spreekt zijn waardering uit voor de twee vrouwelijke bestuursleden, die een mooie weergave geven van de huidige vereniging.

De notulen van de vergadering zijn op aanvraag beschikbaar bij de secretaris secretaris@fcmeppel.nl.